Regulamin

REGULAMIN KONFERENCJI MEDYCZNEJ „CHOROBY AUTOIMMUNIZACYJNE I ALERGIE TOWARZYSZĄCE”
organizowanej przez S & M PRO Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni

§ 1 DEFINICJE

  1. W przypadku, gdy w niniejszym Regulaminie zostanie użyty wielką literą którykolwiek z poniższych zwrotów, należy przez to rozumieć:

    1. Organizator – S & M PRO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni przy ul. Zgoda 8/413, 81-361 Gdynia, dla której Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego prowadzi akta rejestrowe pod numerem KRS 0000528770, NIP 5862292776, świadcząca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Usługi szkoleniowe podczas Konferencji;

    2. Konferencja – jednodniowe wydarzenie naukowe o tematyce medycznej pod nazwą „Choroby Autoimmunizacyjne i Alergie Towarzyszące”, organizowane przez Organizatora w dniu 11.05.2019 r. w Gdyni w Hotelu Mercure Gdynia Centrum (ul. Armii Krajowej 22, 81-372 Gdynia);

    3. Strona internetowa – strona internetowa administrowana przez Organizatora, na której udostępniane są informacje dotyczące Konferencji, niniejszy Regulamin oraz Formularz zgłoszeniowy, prowadzona pod adresem www.konferencjamed-gdynia.pl;

    4. Formularz zgłoszeniowy – elektroniczny kwestionariusz dostępny na Stronie internetowej, za pośrednictwem którego Zamawiający zgłasza Organizatorowi swój udział lub udział osoby trzeciej w Konferencji w charakterze Uczestnika;

    5. Zamawiający – posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, zawierająca w imieniu własnym i na swoją rzecz lub w imieniu własnym i na rzecz osoby trzeciej (osób trzecich) Umowę o świadczenie usług szkoleniowym z Organizatorem poprzez złożenie Formularza zgłoszeniowego oraz uiszczenie Opłaty od uczestnictwa;

    6. Uczestnik – Zamawiający lub osoba trzecia, na rzecz której Zamawiający zawarł z Organizatorem Umowę o świadczenie usług szkoleniowych, będąca osobą fizyczną, uczestnicząca w Konferencji w sposób bierny;

    7. Opłata od uczestnictwa – jednorazowa opłata uiszczana przez Zamawiającego na rzecz Organizatora z tytułu zgłoszenia Uczestnika do udziału w Konferencji;

    8. Prelegent – osoba fizyczna uczestnicząca w Konferencji w sposób czynny, polegający w szczególności na publicznym prezentowaniu opracowanych przez siebie materiałów i innych treści naukowych i dydaktycznych związanych z tematyką Konferencji;

    9. Wystawa – zbiorcze określenie powierzchni przeznaczonej na stanowiska wystawiennicze Wystawców;

    10. Wystawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która zawarła z Organizatorem Umowę o współpracy, uczestnicząca w Konferencji w sposób czynny, polegający na osobistym lub za pośrednictwem reprezentantów prezentowaniu wobec Uczestników biorących udział w Konferencji produktów lub usług związanych z tematyką Konferencji;

    11. Rejestracja – rejestracja Uczestników zgłoszonych za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego odbywająca się w terminie do dnia 06.05.2019 r. do godziny 23:59 lub do wyczerpania limitu dostępnych miejsc;

    12. Umowa o świadczenie usług szkoleniowych – umowa zawierana pomiędzy Organizatorem a Zamawiającym z chwilą otrzymania przez Zamawiającego potwierdzenia wpisania na listę Uczestników Konferencji, po uprzednim przesłaniu poprawnie wypełnionego Formularza zgłoszeniowego i pod warunkiem uiszczenia Opłaty od uczestnictwa. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Organizatora usług szkoleniowych polegających na przygotowaniu i przeprowadzeniu przez Organizatora Konferencji za wynagrodzeniem, uiszczanym w formie Opłaty od uczestnictwa.

§ 2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy Regulamin został opracowany w oparciu o przepisy prawa obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

  2. Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki świadczenia usług szkoleniowych świadczonych przez Organizatora podczas Konferencji i stanowi uzupełnienie i integralną część Umowy o świadczenie usług zawieranej pomiędzy Organizatorem a Zamawiającym w chwili przesłania Formularza zgłoszeniowego do Organizatora i spełnienia warunków określonych w §3 niniejszego Regulaminu. Regulamin określa także ogólne warunki uczestnictwa w Konferencji w charakterze Wystawcy.

  3. Korzystanie ze Strony internetowej oraz zgłoszenie udziału drogą elektroniczną wymaga posiadania dostępu do Internetu oraz aktywnego adresu email.

  4. Każdy Prelegent oraz Uczestnik po zakończeniu Konferencji otrzymuje imienny certyfikat potwierdzający udział w Konferencji wraz ze wskazaniem tematu wystąpienia.

  5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji.

  6. W przypadku odwołania Konferencji Organizator poinformuje Zamawiających o tym fakcie za pośrednictwem poczty email na adresy wskazane w Formularzach zgłoszeniowych.

  7. Organizator zastrzega sobie zmianę programu Konferencji oraz listy uczestniczących Prelegentów i kolejności wystąpień. Wszystkie aktualne informacje dotyczące Konferencji, w tym program Konferencji, będą na bieżąco aktualizowane na Stronie internetowej.

§ 3 REJESTRACJA

  1. Organizator oferuje Zamawiającym możliwość zgłoszenia swojego udziału lub udziału osoby trzeciej w Konferencji w charakterze Uczestnika.

  2. W celu wzięcia udziału w Konferencji, Zamawiający jest zobowiązany zgłosić swój udział lub udział osób trzecich za pośrednictwem dostępnego na Stronie internetowej Formularza zgłoszeniowego podczas Rejestracji oraz uiścić Opłatę od uczestnictwa w wysokości podanej na stronie za jednego Uczestnika.

  3. W przypadku gdyby okazało się, że dane techniczne urządzenia, z którego korzysta Zamawiający, nie pozwalają mu na skuteczne zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji, zgłoszenie winno nastąpić za pośrednictwem adres email: kontakt@konferencjamed-gdynia.pl.

  4. Warunkiem przystąpienia do udziału Uczestnika w Konferencji jest złożenie Formularza zgłoszeniowego podczas Rejestracji, terminowe uiszczenie Opłaty od uczestnictwa w wysokości określonej w niniejszym Regulaminie oraz uzyskanie potwierdzenia wpisania na listę Uczestników Konferencji.

  5. Rejestracja zostanie uruchomiona w dniu 15.01.2019 r. i będzie trwała do dnia 06.05.2019 r. do godziny 23:59 lub do wyczerpania limitu miejsc.

  6. Złożenie Formularza zgłoszeniowego podczas Rejestracji jest równoznaczne ze złożeniem przez Zamawiającego oferty zawarcia z Organizatorem Umowy o świadczenie usług szkoleniowych na rzecz Zamawiającego lub osoby trzeciej. Przesłanie Formularza Zgłoszeniowego, otrzymanie potwierdzenia wpisania na listę Uczestników oraz uiszczenie Opłaty od uczestnictwa w terminie określonym w niniejszym Regulaminie jednoznaczne jest z zawarciem Umowy o świadczenie usług szkoleniowych. W przypadku wyczerpania limitu miejsc, Umowa o świadczenie usług szkoleniowych nie zostaje zawarta.

  7. Złożenie Formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z akceptacją przez Zamawiającego warunków Konferencji wynikających z niniejszego Regulaminu, Formularza zgłoszeniowego oraz Polityki Prywatności dostępnej na Stronie internetowej.

  8. W przypadku niewyczerpania limitu miejsc w I turze Rejestracji lub nieopłacenia wszystkich zgłoszeń w terminie wskazanym w §4 ust. 2 niniejszego Regulaminu, Organizator zastrzega sobie możliwość uruchomienia dodatkowej tury Rejestracji lub umożliwienia złożenia i opłacenia Formularza zgłoszeniowego osobiście w recepcji konferencyjnej w dniu Konferencji. Informacje o uruchomieniu dodatkowej Rejestracji Organizator opublikuje na Stronie internetowej.

  9. W ciągu 3 dni roboczych od dnia zaksięgowania Opłaty od uczestnictwa we właściwej wysokości na koncie Organizatora, Organizator prześle Zamawiającemu za pośrednictwem poczty email na wskazany przez Zamawiającego w Formularzu zgłoszeniowym adres, potwierdzenie wpisania na listę Uczestników Konferencji wraz z fakturą pro forma.

  10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Zamawiającego podczas zgłaszania uczestnictwa w Konferencji, co skutkować może niedopuszczeniem Uczestnika do udziału w Konferencji.

§ 4 OPŁATY

  1. Opłatę od uczestnictwa należy uiścić na rachunek bankowy Organizatora o numerze 70 1090 1102 0000 0001 3541 2589

  2. Opłatę należy uiścić w terminie maksymalnie 7 dni od chwili otrzymania potwierdzenia wpisania na listę Uczestników na rachunek wskazany w ust. 1.

  3. Organizator wystawi fakturę VAT na potwierdzenie uiszczenia Opłaty od uczestnictwa w terminie najpóźniej do 15 dnia następującego po miesiącu, w którym dokonano Opłaty od uczestnictwa i prześle ją w formie elektronicznej na adres email Zamawiającego podany w Formularzu zgłoszeniowym. Zamawiający wyraża zgodę na przesłanie mu faktury VAT w formie elektronicznej.

  4. Płatnikiem (adresatem faktury) jest Zamawiający.

  5. W przypadku gdyby doszło do odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, cała uiszczona przez Zamawiającego opłata podlegać będzie zwrotowi na rachunek bankowy, z którego została ona dokonana.

§ 5 REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI I ODSTĄPIENIE OD UMOWY

  1. Zamawiający będący konsumentem (osobą fizyczną niewykonującą działalności zawodowej lub gospodarczej) może, zgodnie z art. 27 ustawy z dnia 30.05.2014 r. o prawach konsumenta (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 683) odstąpić od Umowy o świadczenie usług szkoleniowych w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, tj. od dnia uiszczenia Opłaty od uczestnictwa na rachunek bankowy wskazany w otrzymanym przez Zamawiającego potwierdzeniu wpisania na listę Uczestników.

  2. Zamawiający będący Konsumentem traci prawo odstąpienia od Umowy o świadczenie usług szkoleniowych, jeżeli usługa została wykonana za zgodą Konsumenta przed upływem terminu o którym mowa w ust. 1, tj. jeżeli Konferencja odbyła się przed upływem 14 dni od dnia zawarcia takiej Umowy.

  3. Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Organizatora lub za pośrednictwem poczty email na adres: kontakt@konferencjamed-gdynia.pl. Do zachowania terminu, o którym mowa w ust. 1 wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.

  4. W przypadku skutecznego odstąpienia od Umowy o świadczenie usług szkoleniowych Organizator niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od doręczenia mu oświadczenia o odstąpieniu, zwróci Opłatę od uczestnictwa uiszczoną przez Zamawiającego na rachunek bankowy, z którego opłata została dokonana lub na inny rachunek wskazany przez Zamawiającego w oświadczeniu o odstąpieniu.

  5. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji przez Zamawiającego w dowolnym terminie i w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji przez Zamawiającego po upływie terminu do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy o świadczenie usług szkoleniowych, Zamawiającemu nie przysługuje roszczenie o zwrot Opłaty od uczestnictwa. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, Organizator może dokonać zwrotu Opłaty od uczestnictwa na rzecz Zamawiającego w części lub w całości.

  6. Zamawiający zachowuje prawo do nieodpłatnej zmiany danych osoby fizycznej mającej wziąć udział w Konferencji w charakterze Uczestnika najpóźniej do dnia 6.05.2019 r.

  7. Zmianę o której mowa w ust. 6 należy zgłosić za pośrednictwem poczty email na adres Organizatora, tj. kontakt@konferencjamed-gdynia.pl.

§ 6 WYSTAWCY

  1. Organizator zapewnia Wystawcom możliwość prezentowania podczas Konferencji produktów lub usług związanych z tematyką Konferencji w celach komercyjnych.

  2. Warunki współpracy Wystawców z Organizatorem określane są w indywidualnych umowach o współpracy zawieranych odrębnie z każdym Wystawcą.

  3. Wolę zawarcia umowy współpracy należy zgłosić na adres email Organizatora, dostępny na Stronie internetowej lub pisemnie na adres siedziby Organizatora.

  4. W celu umożliwienia Wystawcy prezentowania oferowanych przez niego produktów lub usług Organizator zapewnia:

    1. powierzchnię nie mniejszą niż 2m² i nie większą niż 6m²,

    2. oświetlenie,

    3. przyłącze elektryczne,

    4. stolik i dwa krzesła, chyba że Wystawca zorganizuje wyposażenie stanowiska wystawienniczego samodzielnie.

  5. Rozmieszczenie stanowisk na Wystawie zostanie wysłane do wszystkich Wystawców za pośrednictwem poczty email nie później niż do dnia 2.04.2018 r.

  6. Wystawca we własnym zakresie może wyposażyć swoje stanowisko wystawiennicze.

  7. Wystawa odbędzie się w Hotelu Mercure Gdynia Centrum w holu i zostanie przez Organizatora odpowiednio oznaczona.

  8. Wystawa będzie czynna w dniu 11.05.2019 r. podczas Konferencji w godzinach jej trwania. Przygotowanie stanowiska wystawienniczego będzie możliwe od godziny 7:00.

  9. Po zakończeniu Wystawy Wystawca obowiązany jest przywrócić powierzchnię wystawienniczą i wszelki udostępniony przez Organizatora sprzęt do stanu pierwotnego.

  10. W przypadku udostępnienie przez Organizatora lub przez Hotel jakichkolwiek urządzeń pomocniczych, Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia należytej dbałości w celu utrzymania stanu sprawności tych urządzeń.

  11. Wystawca zobowiązany jest przestrzegać podczas czynności związanych z prowadzeniem i obsługą stanowiska przepisów BHP oraz przeciwpożarowych.

  12. W celu umieszczenia wpisu i logo danego Wystawcy na liście Wystawców rozpowszechnianej podczas Konferencji Wystawca jest zobowiązany najpóźniej do 01.05.2019 r. przesłać Organizatorowi za pośrednictwem poczty e-mail treść wpisu wraz z logo Wystawcy, co równoznaczne jest z wyrażeniem zgody przez Wystawcę na wykorzystanie tej treści i logo w materiałach promocyjnych związanych z Konferencją, w tym na stronach internetowych związanych z tym wydarzeniem.

  13. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia Wystawy w przypadku zaistnienia z przyczyn od niego niezależnych. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do jakiegokolwiek odszkodowania.

  14. Wszelkie dodatkowe ustalenia pomiędzy Organizatorem a Wystawcą wymagają dla swej skuteczności zachowania formy pisemnej.

§ 7 DANE OSOBOWE

  1. Dane osobowe Zamawiających i Uczestników będą przetwarzane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 101, poz. 926 ze zm.) w sposób określony w Polityce prywatności dostępnej na Stronie internetowej, w celu umożliwienia Organizatorowi zorganizowanie i przeprowadzenie przy udziale Uczestników, Prelegentów i Wystawców Konferencji medycznej.

  2. Administratorem danych osobowych jest Organizator.

  3. Podanie danych jest dobrowolne i każdej osobie przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania.

§ 8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Wszelką korespondencję związaną z Konferencją należy kierować na adres poczty email Organizatora kontakt@konferencjamed-gdynia.pl lub na adres siedziby Organizatora listem poleconym.

  2. Sądem wyłącznie właściwym do rozpoznawania wszelkich sporów mogących wyniknąć z Umowy o świadczenie usług szkoleniowych będzie Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

  4. Jeżeli któreś z postanowień niniejszego Regulaminu jest nieważne z jakiejkolwiek przyczyny, nie narusza to ważności pozostałych postanowień, a Organizator zastąpi nieważne postanowienia postanowieniami nowymi.

  5. Treść niniejszego Regulaminu jest opublikowana i dostępna w każdym czasie na Stronie internetowej.